Cálculo de pagos, retenciones fiscales y emisión de formularios de fin de año con total cumplimiento legal.
Servicio integral de procesamiento de nómina diseñado para contratistas, pequeñas empresas y dueños de corporaciones (S-Corp) que necesitan pagar a sus colaboradores de forma puntual y mantener sus obligaciones fiscales al día sin complicaciones técnicas.
El servicio incluye:
- Cálculo periódico de pagos: Determinación de salarios brutos y netos con las retenciones fiscales obligatorias (Social Security, Medicare, retención federal).
- Emisión de talones de pago (Paystubs): Comprobantes formales y detallados para cada trabajador o contratista en cada ciclo de pago.
- Reportes trimestrales de impuestos sobre la nómina: Elaboración y radicación de los formularios federales (Form 941/940) y reportes de desempleo del Estado de Florida (RT-6 / Reemployment Tax).
- Cierre de año y formas informativas: Emisión y envío formal de los formularios W-2/W-3 para empleados y 1099-NEC/1096 para contratistas independientes.
- Compensación razonable para dueños de S-Corp: Estructuración y cálculo del salario formal requerido por el IRS para propietarios de corporaciones S.
¿Cuándo lo necesitas?
- Negocios que contratan a sus primeros empleados en nómina (W-2).
- Empresas que pagan regularmente a contratistas independientes (1099) y deben reportarlo a fin de año.
- Dueños de S-Corporation que necesitan fijar su salario razonable como empleados de su propia empresa.
- Emprendedores que buscan evitar multas o sanciones fiscales por pagos fuera de tiempo al IRS o al estado.
Requisitos para iniciar:
- Carta de asignación de EIN de la empresa y cuenta activa ante el Florida Department of Revenue (si aplica).
- Formulario W-4 firmado por cada empleado o Formulario W-9 de los contratistas.
- Registro de horas trabajadas o montos de salario acordados por periodo de pago.
- Cuenta bancaria comercial para la configuración de pagos o depósitos.
- Configuración Inicial: Registro de la empresa, datos de empleados y parámetros fiscales en el sistema de nómina.
- Envío de Horas / Salarios: Me compartes el reporte de horas o salarios correspondientes a tu ciclo de pago (semanal, quincenal o mensual).
- Procesamiento y Paystubs: Se calculan las retenciones, se generan los desgloses oficiales de pago y se programan los débitos de impuestos.
- Reportes y Cierre: Se presentan las declaraciones trimestrales y anuales ante las agencias correspondientes (IRS y Estado de Florida).
¿Con qué frecuencia se procesa la nómina?
El servicio se adapta a las necesidades de tu empresa: ciclos semanales, quincenales, bi-semanales o mensuales.
¿Cuál es la diferencia entre pagar con W-2 y pagar con 1099?
El empleado W-2 está sujeto a retenciones de impuestos laborales por parte del empleador, mientras que el contratista independiente 1099 recibe el pago íntegro y es responsable de pagar sus propios impuestos de trabajo por cuenta propia. Te oriento para que clasifiques correctamente a tu personal.
¿Puedo delegar solo la emisión de las formas W-2 y 1099 a fin de año?
Sí. Si ya manejas tus pagos durante el año pero necesitas la preparación, emisión y radicación oficial de las formas informativas de fin de año (W-2/W-3 y 1099-NEC/1096), puedes contratar ese servicio por temporada.
¿Listo para poner tu nómina en orden?
Cuéntame cuántos empleados o contratistas tienes y comenzamos hoy mismo.
WhatsApp: (239) 572-0081Aviso legal: Cindy Paz ofrece servicios administrativos de procesamiento de nómina y preparación de declaraciones de impuestos laborales. No ofrece asesoría legal ni financiera.